Die rechtssichere Archivierung ...

... von eMails in Unternehmen ist seit geraumer Zeit gesetzlich manifestiert.  Mit Wirkung zum 1. Januar 2017 gelten die „Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“ (GoBD) jetzt vollumfänglich. Die Schonfrist läuft Ende 2016 ab, juristische Übergangsfristen enden.

Die Pflicht zur Archivierung aller elektronischer Dokumente gilt für alle Unternehmen die Geschäfte auf dem digitalen Weg abwickeln. Werden also Angebote, Rechnungen, Handlungsbriefe, Preisverhandlungen, etc. per Mail kommuniziert, muss das Unternehmen eine Archivierungslösung implementieren.

Ab sofort muss beispielsweise jeder Wirtschaftsprüfer jegliche nicht ordnungsgemäß archivierten Geschäftsunterlagen ahnden. Auch die Prozesse auf dem Weg hin zur gesetzestreuen Umsetzung können Kosten verursachen, wenn diese nicht rechtzeitig und ohne die richtigen Mittel realisiert werden.

Doch was genau hat es mit dem vollumfänglichen Inkrafttreten der GoBD auf sich? Die GoBD haben die alten Grundsätze GDPdU und GoBS zur Archivierung elektronischer Dokumente abgelöst und regeln seit 2015 unter anderem die gesetzliche Aufbewahrungspflicht elektronischer Geschäftsdokumente, -vereinbarungen und -aufzeichnungen sowie deren Unveränderbarkeit. Dabei müssen die genannten Unterlagen nicht nur auffindbar, sondern auch stets abrufbar sein.

In Sachen E-Mail-Archivierung schließt sich diesbezüglich nun auch das letzte Hintertürchen, auf das sich Unternehmen eventuell in ihrer bisherigen Argumentation noch gestützt haben: die gesetzlich erlaubte Übergangsfrist. Stattdessen ist die Archivierung elektronischer Post ein rechtlich vorgegebenes Muss ohne Ausreden. Um diesen Auflagen des Gesetzgebers gerecht zu werden, ist ein Archivsystem unabdingbar. Denn nur ein solches garantiert diese genannte technische Unveränderbarkeit.